ChatGPT en entreprise : rédiger une charte d'usage en 7 points

Dans beaucoup d'entreprises, l'intelligence artificielle est arrivée par la petite porte : un commercial qui fait reformuler ses mails par ChatGPT, une assistante qui résume des documents, un technicien qui traduit une notice. Ces usages sont souvent utiles, mais ils posent une question : sait-on ce qui est envoyé à ces outils, et avec quelles règles ?

Une charte d'usage permet de répondre à cette question sans interdire ni freiner. Voici comment la construire en sept points.

Pourquoi une charte plutôt qu'une interdiction

Interdire l'IA est rarement efficace : les salariés qui y trouvent un intérêt continuent souvent à l'utiliser, mais sans le dire et sans précaution. Le risque devient alors invisible.

Une charte poursuit un autre objectif : rendre les usages visibles, fixer des limites claires sur les données sensibles et donner aux équipes les bons réflexes. Elle protège l'entreprise tout en permettant de profiter des gains de temps.

Le document doit rester court et compréhensible par tous. Deux pages valent mieux que vingt.

Point 1 : les outils autorisés

Commencez par lister les outils d'IA que les salariés peuvent utiliser dans le cadre de leur travail. Distinguez si besoin :

• les outils validés pour un usage général (par exemple une version professionnelle d'un assistant conversationnel, souscrite par l'entreprise) ;
• les outils tolérés pour des usages sans données sensibles ;
• les outils interdits.

Précisez aussi si les salariés peuvent utiliser leurs comptes personnels gratuits. C'est souvent là que se situe le risque principal, car les conditions d'utilisation des versions gratuites peuvent prévoir la réutilisation des données saisies.

Point 2 : les données à ne jamais saisir

C'est le cœur de la charte. Listez clairement ce qui ne doit jamais être copié dans un outil d'IA non validé :

• les données personnelles de clients, de salariés ou de candidats ;
• les informations financières non publiques ;
• les secrets de fabrication, plans, formules, codes sources ;
• les contrats et documents confidentiels ;
• les mots de passe et identifiants.

Donnez des exemples concrets adaptés à vos métiers. « Ne pas coller le fichier client dans ChatGPT pour faire une analyse » est plus parlant qu'une formule générale.

Point 3 : la vérification systématique

Les outils d'IA générative peuvent produire des informations fausses, des chiffres inventés ou des références inexistantes. La charte doit poser un principe simple : tout contenu produit avec l'IA est vérifié par la personne qui l'utilise, et cette personne en reste responsable.

Pour les contenus à enjeu (document client, communication publique, réponse juridique ou technique), prévoyez une relecture par une deuxième personne.

Point 4 : la transparence

Faut-il signaler qu'un contenu a été produit avec l'aide de l'IA ? La réponse dépend des situations. La charte peut prévoir par exemple :

• une transparence systématique en interne (on sait qui utilise quoi) ;
• une mention dans les contenus publics quand l'IA a joué un rôle important ;
• une information obligatoire des personnes qui échangent avec un chatbot, comme le prévoit le règlement européen sur l'IA.

Point 5 : la propriété et la confidentialité des productions

Les contenus produits avec l'IA dans le cadre du travail appartiennent à l'entreprise, comme les autres productions. Rappelez aussi que les prompts et les documents de travail peuvent contenir des informations confidentielles, et qu'ils doivent être traités comme tels.

Point 6 : les usages interdits

Certains usages doivent être explicitement exclus, par exemple :

• prendre une décision concernant une personne (recrutement, évaluation, sanction) sur la seule base d'un résultat produit par l'IA ;
• produire de faux avis, de faux témoignages ou des contenus trompeurs ;
• contourner les règles de sécurité informatique de l'entreprise.

Point 7 : un référent et une mise à jour régulière

Désignez une personne référente, à qui les salariés peuvent poser leurs questions ou proposer un nouvel outil. Prévoyez de revoir la charte régulièrement, car les outils et les règles évoluent vite.

La charte peut être annexée au règlement intérieur ou diffusée comme note de service. Dans ce cas, renseignez-vous sur les formalités applicables, notamment la consultation des représentants du personnel lorsqu'il en existe.

Comment faire adopter la charte

Une charte envoyée par mail et jamais expliquée a peu d'effet. Pour qu'elle soit appliquée :

1. présentez-la lors d'une réunion, avec des exemples tirés de vos métiers ;
2. accompagnez-la d'une courte formation pratique qui montre les bons usages, pas seulement les interdits ;
3. fournissez des modèles de demandes (prompts) adaptés aux tâches fréquentes ;
4. recueillez les retours après quelques semaines et ajustez.

Si vous ne savez pas encore quels usages encadrer, un audit IA permet de faire l'inventaire des pratiques existantes avant de rédiger la charte.

Exemple de structure sur deux pages

Pour vous aider à démarrer, voici une trame que vous pouvez adapter :

1. Objet : pourquoi l'entreprise encadre l'usage de l'IA, en deux ou trois phrases.
2. Outils : la liste des outils autorisés, tolérés et interdits, avec le type de compte à utiliser.
3. Données : ce qui ne doit jamais être saisi, illustré par des exemples propres à vos métiers.
4. Bonnes pratiques : vérifier, citer ses sources, relire, signaler une erreur.
5. Transparence : quand et comment mentionner l'usage de l'IA.
6. Usages exclus : décisions sur des personnes, contenus trompeurs, contournement de la sécurité.
7. Contact : le nom du référent et la date de la prochaine révision.

Rédigez avec des phrases courtes et des exemples concrets. Une charte que tout le monde comprend en cinq minutes sera bien plus appliquée qu'un document exhaustif que personne ne lit.

Les erreurs fréquentes

Trois erreurs reviennent souvent. La première consiste à copier une charte trouvée en ligne sans l'adapter : les exemples ne parlent pas aux équipes et les règles ne correspondent pas aux outils réellement utilisés. La deuxième consiste à ne parler que d'interdits : la charte doit aussi montrer ce qui est encouragé. La troisième consiste à l'oublier une fois diffusée : sans référent ni mise à jour, elle devient vite obsolète.

Si vous partez de zéro, commencez par un inventaire rapide : demandez à chaque service quels outils d'IA il utilise déjà, pour quelles tâches et avec quelles données. Cet état des lieux, réalisé en une ou deux semaines, vous donnera la matière concrète pour rédiger une charte qui colle à la réalité du terrain plutôt qu'à une situation théorique.

En résumé

Rédiger une charte d'usage de l'IA prend quelques heures et évite bien des problèmes. Sept points suffisent : outils autorisés, données interdites, vérification, transparence, propriété, usages exclus et référent. L'important est de la rendre concrète, avec des exemples de vos métiers, et de l'accompagner d'une formation pour que les équipes en comprennent l'intérêt. C'est ce que nous proposons dans nos formations IA en intra-entreprise : une charte adaptée et une bibliothèque de prompts métier.